Ambtelijke organisatie
In 2016 is een Medewerkers Onderzoek afgenomen. Over het algemeen zijn de resultaten uit het onderzoek positief. Er zijn hoge scores behaald op bevlogenheid en betrokkenheid. De volgende aandachtspunten zijn geïnventariseerd:

• Toegenomen werkdruk
• Feedbackcultuur leidinggevende-medewerker
• Rolduidelijkheid; effectiviteit en efficiëntie
• Daling in samenwerking

Naar aanleiding hiervan zijn de volgende actiepunten geformuleerd:

1. Verdieping in resultaten per eenheid.
2. Vier successen en maak gebruik van de aanwezige energie
3. Aandacht voor werkdruk
4. Stimuleren van feedbackcultuur
5. Effectief en efficiënt samenwerken (rolduidelijkheid)
6. Waak ervoor dat waardering van de samenwerking niet verder daalt

In 2018 wordt gewerkt aan bovenstaande actiepunten.

LEAN werken
In 2018 zullen, net als in 2017, minimaal zes LEAN trajecten worden uitgevoerd. Op basis van de eenheidsplannen worden, door de directie, de processen bepaald die in 2018 opgepakt gaan worden.
Aan het borgen van het LEAN werken zal in 2018 opnieuw aandacht worden gegeven.

Om de bewustwording van medewerkers, over hoe in je dagelijks werk met behulp van LEAN je werk efficiënter kan inrichten, te vergroten worden er korte workshops georganiseerd (o.a. "Maak korte metten met je probleem"). Efficiënter werken draagt bij aan het verminderen van de werkdruk en past in het profiel van de ideale medewerker/manager van onze organisatie.

Ziekteverzuim
Als kengetal heeft de directie in 2005 vastgesteld dat het ziekteverzuimpercentage onder de vijf moet komen en blijven. Dit uitgangspunt geldt nog steeds. Per kwartaal wordt het ziekteverzuim bekeken door het management en waar nodig worden maatregelen genomen. Bijvoorbeeld de inzet van een verzuimcoach. Het ziekteverzuim in 2016 was 3,43%. In het eerste kwartaal van 2017 was het percentage 4,45 % en in het tweede kwartaal is dit weer teruggelopen naar 2,25%.

Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikte (WGA) Budgetneutraal
Op grond van de wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen worden arbeidsongeschikte medewerkers, na twee jaar ziekteverzuim, beoordeeld door het UWV (Uitvoeringsinstituut Medewerkers Verzekeringen). De werkgever is gedurende 10 jaar verantwoordelijk voor de kosten van de WGA-uitkering en de UWV dienstverlening. De werkgever betaalt hiervoor een jaarlijkse (gedifferentieerde) premie aan de Belastingdienst en heeft 2 maal per jaar de mogelijkheid eigen risicodrager te worden. Wij hebben gebruik gemaakt van deze mogelijkheid en de keuze gemaakt om de publieke verzekering WGA op te zeggen bij het UWV. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat private uitvoerders van de ziektewet drie tot vijf maal beter in staat zijn om mensen vanuit de ziektewet te re-integreren naar werk in vergelijking tot het UWV. Ook ontstaat er grip op het verzuim, de re-integratiemogelijkheden en daarmee ook besparing op kosten en onnodig lang verblijf in de ziektewet. Per 1 juli 2017 wordt de verzuimbegeleiding, voor de duur van drie jaar, door een extern advies bureau uitgevoerd. De meerkosten zijn beperkt en worden binnen de begroting opgevangen.

Salarispost
De nieuwe CAO gemeenten (2017-2018) is vastgesteld met daarin een salarisverhoging voor ambtenaren van in totaal 3,25 %. Daarnaast wordt er een premievoordeel van de sociale verzekeringen verwacht van 0,76%. Dat betekent dat de salarisbegroting uiteindelijk 2,49% hoger uitkomt. In de meerjarenbegroting wordt per jaar uitgegaan van een salarisstijging van 1%, daarnaast is in de Perspectiefnota 2018-2021 uitgegaan van nogmaals 1% stijging. In deze begroting moet dus nog 0,49% meegenomen worden (zijnde een bedrag van € 70.000). Dit is een nadeel voor 2018, voor 2019 en verder kan dekking gevonden worden in de stelpost loon- prijscompensatie die is opgenomen bij de meicirculaire 2017.

Onderzoek/Benchmark
Een onderzoeksbureau verricht een tweetal onderzoeken voor gemeente Dalfsen.
Benchmark Gemeenten (overhead en primair proces).
Door middel van de benchmark wordt achterhaald hoe gemeente Dalfsen zich verhoudt tot vergelijkbare gemeenten en hoe wij onze prestaties kunnen verbeteren. Dit gebeurt op basis van valide vergelijkingen met andere gemeenten. Het verklaren van de afwijkingen is daarbij essentieel en een voorwaarde voor een afgewogen oordeel. Inmiddels zit de benchmark in de afrondende fase. De resultaten zijn begin oktober bekend.
Onderzoek naar het (beter) in beeld brengen van de ontwikkelingen van de personeelsformatie en bezetting in de afgelopen 10 jaar.
Hierbij is o.a. aandacht voor vast- en tijdelijk personeel, redenen fluctuaties, ontwikkeling salarispost en formatieve gevolgen nieuwe en verdwenen taken. Het onderzoeksbureau heeft diverse gegevens van gemeente Dalfsen ontvangen en aan de hand van deze gegevens zijn zij de data aan het preparen om vervolgens een analyse te maken. Hieruit volgt in oktober een rapportage en een presentatie van de uitkomsten van het onderzoek, zodat de resultaten van het onderzoek en de benchmark betrokken kunnen worden bij de vaststelling van de begroting (begin november).

De netwerk RUD IJsselland is door een wetswijziging vanaf 1 januari 2018 niet meer toegestaan als samenwerkingsvorm. De gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJsselland is eind 2016 al tot stand gekomen en is het jaar 2017 gebruikt om de transitie te realiseren van RUD naar Omgevingsdienst. Het jaar 2018 zal het eerste jaar zijn waarin de Omgevingsdienst IJsselland zal gaan functioneren. De eerste drie jaar van de Omgevingsdienst IJsselland zal in het teken staan van het vormen van één organisatie, het borgen en doorontwikkelen van politieke sensitiviteit en lokale binding en het anticiperen op de inwerkingtreding van de Omgevingswet, wet VTH, wet Natuurbescherming en wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (strategie).

De taak om binnen onze eigen organisatie de kwaliteit te borgen en de kwetsbaarheid beheersbaar te maken op het gebied van ICT, personeel/salarisadministratie en inkoop blijft bestaan. Specifiek met betrekking tot Informatievoorziening en Automatisering (I&A) is in 2017 door M&I Partners - adviseurs voor management en informatie - een onderzoek uitgevoerd. Gevraagd is om een advies uit te brengen welke I&A koers Dalfsen het beste kan varen, wat die koers vraagt van de gemeentelijke organisatie van Dalfsen en welke vervolgstappen daarvoor gezet moeten worden.
Uit het onderzoek volgt het dringende advies om te gaan samenwerken op het gebied van I&A en daarbij partners te kiezen met wie bestuurlijk en beleidsmatig de meeste relaties bestaan. Echter voordat hierin keuzes worden gemaakt, is het advies om eerst een integrale bedrijfsstrategie op te stellen, waarin zowel de dienstverleningsvisie van Dalfsen als haar visie op samenwerken en op de gewenste inzet van I&A worden beschreven. De gedachte hierachter is dat  mede op basis van deze bedrijfsstrategie beter kan worden bepaald wat Dalfsen nodig heeft. Eind 2017 zal worden bepaald op welke wijze vervolg wordt gegeven aan de tips en adviezen uit dit onderzoek. Mede in 2018 zullen de daaruit voortvloeiende vervolgstappen worden opgepakt.

Volledigheidshalve verwijzen wij u voor beleidsvoornemens, ontwikkelingen en risico's omtrent de verbonden partijen van de gemeente naar de paragraaf verbonden partijen.

De inkooporganisatie maakte onderdeel uit van de mogelijke aansluiting bij het SSC ONS. Vooralsnog is besloten om (nog) geen aansluiting te zoeken. Gelet op de toenemende complexiteit in wet en regelgeving is het noodzakelijk om toe te groeien naar een professionele inkooporganisatie. Intern is het aantal medewerkers die bevoegd zijn om inkooptrajecten te starten drastisch terug gebracht. De aangewezen medewerkers zijn allen opgeleid in wet- en regelgeving. Daarnaast onderzoeken wij hoe wij op middenlange termijn kunnen toegroeien naar een professionele inkooporganisatie.

In juni 2015 heeft de algemene ledenvergadering van de VNG de Digitale Agenda 2020 vastgesteld.
In de Digitale Agenda is de principiële keuze gemaakt voor de kracht van het collectief; ‘samen doen wat samen kan’. De ambities vanuit de Digitale Agenda 2020 worden door ons van harte onderschreven.
Aan de uitvoering van deze digitale agenda zal in Dalfsen dan ook in 2018 worden gewerkt.

De volgende drie ambities zijn geformuleerd vanuit het adagium ‘wat samen kan ook samen doen’:

1. Open en transparant in de participatiesamenleving

Gemeenten zijn een open en transparante overheid. Ze zijn ook digitaal de meest nabije overheid en benutten de kracht van inwoners, ondernemers, wijken en buurten door (digitale) participatie in de democratie, bestuur, beleid en uitvoering.

2. Werken als één efficiënte overheid

Informatie loopt in netwerken razendsnel over organisatiegrenzen heen. Gemeenten zien zichzelf als onderdeel van een netwerk van alle overheidslagen en organisaties gezamenlijk. Hierin maken overheidsorganisaties gebruik van elkaars voorzieningen om inwoners en ondernemers optimaal te bedienen.

3. Massaal digitaal, maatwerk lokaal

Door de inzet op collectiviteit in de informatievoorziening wordt lokaal maatwerk mogelijk gemaakt. Door het collectief organiseren van de informatievoorziening waarop gemeenten zich niet van elkaar onderscheiden, wordt maximale ruimte gecreëerd voor de uitvoering van de kerntaken. Bovendien wordt door uniformiteit de dienstverlening van de gemeente voor de inwoners eenduidiger.

Wij vinden dat gemeenten zich niet onderscheiden op hun digitale infrastructuur, maar op wat zij ermee doen. Deze digitale infrastructuur moet veilig, betrouwbaar en ‘digitaal duurzaam’ zijn, zeker nu steeds meer informatie in verschillende digitale vormen moet worden opgenomen. Zo kunnen inwoners meer regie krijgen op eigen gegevens en hun eigen leefomgeving.

Geo-informatie
De Grootschalige BasisKaart Nederland inclusief bijhorende stichting is opgeheven in 2017. Hiervoor in de plaats is de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) gekomen waarvan wij als gemeente één van de wettelijke bronhouders zijn. Als bijdrage in de beheerkosten van de BGT stelt het Rijk jaarlijks 8,8 miljoen euro beschikbaar via de Algemene Uitkering Gemeentefonds. Voor Dalfsen komt dit neer op € 11.000. Dit is reeds meegenomen in de notitie mei-circulaire 2017.

(Pre)mediation/informele behandeling
Omdat in voorgaande jaren (pre)mediation in veel gevallen tot goede resultaten leidde, zal ook in het komende jaar bij bezwaarschriften (pre)mediation worden ingezet voor de zaken die daarvoor in aanmerking komen. Gebleken is dat het voeren van mediationgesprekken een waardevolle toevoeging vormt bij de behandeling van bezwaarschriften, waardoor veel bezwaarschriften niet hoeven te worden behandeld door de bezwaarschriftencommissie.

Legal Quick Scan
Als uitwerking van de organisatieontwikkeling is eind 2016 een organisatiebrede legal audit in de vorm van een quick scan gehouden. Een aantal van de aanbevelingen konden in 2017 al worden meegenomen bij de evaluatie van de organisatie. Andere onderdelen zullen de komende jaren verder worden uitgewerkt, met als doel verbetering of behoud van de juridische kwaliteit.

Wet open overheid (Woo)
Op 19 april 2016 heeft de Tweede Kamer het Wetsvoorstel open overheid aangenomen. Het  wetsvoorstel brengt een groot aantal (extra) registratie- en openbaarmakingsverplichtingen voor gemeenten met zich mee. De bedoeling is dat deze wet op termijn de Wet openbaarheid van bestuur zal gaan vervangen.
Op 19 december 2016 zijn de eerste resultaten van de ‘Quick scan impact Woo’ bekend geworden. Een eerste conclusie (voor wat betreft de impact op Rijksniveau) is, dat “de Woo zoals die nu voorligt, niet uitvoerbaar is en tot hoge extra kosten leidt waarvoor in de meerjarencijfers geen dekking bestaat.” De uitkomsten van de impactanalyse van het wetsvoorstel op provinciaal en gemeentelijk niveau werden begin 2017 verwacht, maar op het moment van dit schrijven, zijn deze nog niet bekend.

In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat de accountant jaarlijks een verklaring moet afgeven over de mate waarin gemeenten rechtmatig handelen. Bij het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring baseert de accountant zich mede op de  bevindingen van de door de gemeente verrichte interne controles. De gemeente heeft artikel 213 van de Gemeentewet vertaald naar de financiële verordening waarin is aangeven dat  het college zorgt voor interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en rechtmatigheid van beheershandelingen. Om deze reden worden -  om te toetsen of rechtmatig wordt gehandeld - periodiek verbijzonderde interne controles op een selectie van processen verricht. De controles die worden verricht zijn vastgelegd in een interne controleplan. Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd en afgestemd met de accountant. In 2018 zullen in ieder geval controles worden verricht ten aanzien van de volgende processen:

• Inkoop en aanbesteding;
• Personele lasten/ toepassing wet normering topinkomens;
• Verstrekte subsidies;
• Single Information Single Audit (SISA) / Inkomende subsidies;
• Legesopbrengsten  omgevingswet (Wabo) en publiekszaken;
• Bestedingen en uitkeringen in het kader van de Participatiewet, WMO en Jeugdzorg;
• Treasury
• Algemene uitkering Rijk;
• Grond aan- en verkopen;
• Bestedingen leerlingenvervoer.

De verbijzonderde interne controles leiden per proces tot aanbevelingen. Drie maal per jaar wordt de opvolging van de aanbevelingen gemonitord.